Portal_background_image

فرآيندها

روابط عمومی مجموعه ای از اقدامات و تلاش های آگاهانه ، ‏سنجیده و برنامه ریزی شده به منظور جلب مشاركت عمومی و كسب تفاهم متقابل بین یك سازمان و گروه های مورد ‏نظر آن سازمان است ، باید پذیرفت كه روابط عمومی دانش، فن، ‏هنر و تخصص است كه دارای اصول فلسفی خاصی بوده و از ‏انگیزه بالایی برای خدمتگزاری به مردم و جامعه برخوردار ‏است.

روابط عمومی در اغلب موارد نقش مغز متفكر، قلب تپنده، دست اجراء، پای پیشرفت، گوش شنوا، چشم بینا و زبان گویای دستگاه را ایفا می کند كه زیرنظر بالاترین مقام دستگاه و سازمان انجام وظیفه می نماید. روابط عمومی در حقیقت شبكه هوشیار، بانك اطلاعات، و پل ارتباطی سازمان با افكار عمومی و مخاطبان خاص و عام و با نگرش ها و تمایلات و عادات و سلایق متفاوت است و باید در جهت توسعه خصلت­هایی چون قانون­مداری، نظم، شجاعت، ابراز عقیده، تحمل شنیدن آرای مخالفان، احترام به حقوق فردی و اجتماعی دیگران و صداقت گام بردارد. مهارت­های علمی، احساس مسئولیت اخلاقی، آگاهی از سازمان، آگاهی از جامعه، نوآوری و خلاقیت، آشنایی با علوم اجتماعی و روزنامه­نگاری و قدرت نویسندگی، گوش دادن مؤثر و همدلی و ایمان به حقانیت مخاطب از جمله ویژگی­های بارز روابط عمومی است.

   روابط عمومی‌ ضمن‌ اینکه با مشكلات‌ و مسائل‌ زیادی‌ روبرو میباشد با بهره‌گیری‌ از دانش‌ و تكنیك‌های‌ مؤثر اطلاع‌رسانی‌ و ‌بهره‌گیری از ابزارهای‌ نوین‌ ارتباطی‌ (از جمله‌ اینترنت‌، انتشارات و ارسال ایمیل و پیام کوتاه‌و...) وظایف‌ بنیادی‌ و اساسی‌ خویش‌ را در زمینه‌های‌ مختلف ارتباطات‌ درون‌ سازمانی و برون ‌سازمانی‌ پیش‌ خواهد برد.

این وظایف، در قالب مجموعه ای از فعالیتهای ارتباطی صورت می گیرد که تحت عناوین "ارتباط با رسانه ها و سازمانها"، "ارتباط مردمی"، "پژوهش و سنجش افکار"، "برنامه ریزی" ، "انتشارات" ، "امور فرهنگی و نمایشگاهها" و... از آنها یاد می شود .

 

 

 الف) ارتباط با رسانه ها :

رسانه ها نقش اطلاع رسانی درجامعه را بعهده دارند و این مهم بر عملكرد ‏روابط عمومی و نقش آن در ارتباط با رسانه ها تاكید دارد. هدف از ارتباط ‏با رسانه ها ارسال اخبارو گزارش عملكرد تنها نیست بلكه باید با رسانه ها ‏بگونه ای ارتباط برقرار نمود كه این ارتباط دو سویه و بصورت فعال باشد . ‏ارتباط با رسانه می تواند نقطه قوت روابط عمومی‎ ‎ها باشد.‏

عمده فعالیت :

- سیاستگذاری، برنامه ریزی و کاربرد شیوه های مناسب برای انعکاس اهداف، سیاستها، فعالیتها و برنامه ها و مواضع دستگاه به مخاطبان، رسانه ها و جامعه

- ایجاد ارتباط مطلوب‌ با مطبوعات‌، رادیو، تلویزیون‌ و خبرگزاری‌ها و بهره‌برداری‌ بهینه‌ از آنها برای ‌اطلاع‌رسانی‌ به‌ مردم‌.

- ارسال خبر، گزارش خبری (با تصویر و یا بدون تصویر) ‏

- پاسخگویی به سوالات مطروحه رسانه ها ‏ ومکاتبات مقامات و مسئولین ذیربط

- گردآوری‌، جمع‌بندی‌ و تحلیل‌ نظرها و دیدگاههای‌ مردم‌، نخبگان‌ و رسانه‌ها در زمینه‌ فعالیتهای‌ استانی‌ و ارائه‌ آن‌ به‌ مدیران ذیربط‌.

- تدوین‌ برنامه‌ سالانه‌ مصاحبه‌های‌ استاندار محترم و مقامات استانداری با مطبوعات‌، متناسب‌ با اولویتهای‌ سازمانی‌ ونیازهای‌ افكار عمومی‌.

- برگزاری تور بازدید اصحاب رسانه از فعالیت ها و پروژه های شاخص استان

- برگزاری جلسات و نشست های كاری با اصحاب رسانه ‏

- تهیه بریده جراید و بولتن خبری

- تهیه آرشیوی از مطبوعات، نشریات،عکس و فیلم و ... جهت بهره برداری مقتضی

- برنامه‌ریزی‌ و اطلاع‌رسانی‌ به‌ مردم‌ درباره‌ عملكرد دستگاهها‌ بصورت شفاف با‌ انگیزه‌ تنویر افكار عمومی‌.

- تولید وسفارش‌ ساخت‌ فیلم و آگهی‌های‌ تلویزیونی‌ در راستای انعکاس‌ ومستندسازی‌ عملکرد سازمان ها‌.

 

ü     برنامه عملیاتی :

1.     برقراری و ارتباط مستمر با دبیرخانه شورای اطلاع رسانی وزارت کشور به منظور ایجاد هماهنگی در اجرای سیاستها وخط مشی های شورای اطلاع رسانی دولت*

2.     نظارت مستمر بر مصاحبه وانتشار اخبار سایر دستگاهها اعم از مرکز استان و شهرستان*

3.     همکاری با رسانه های جمعی در انعکاس عملکرد استانداری، پاسخگویی به هر گونه ابهام در دستگاه مربوطه و نظارت بر هر گونه انتشار جوابیه به رسانه ها*

4.     بررسی جراید و رسانه ها ، جمع آوری اطلاعات و اخبار روز و رویدادهای مهم وانتقال سریع به استاندار*

5.     دعوت از خبرنگاران در جلسات متعدد و مناسبت ها، همایش ها و سفرهای شهرستانی

6.     هماهنگی درجهت صدور کارت خبری برای خبرنگاران جهت حضور در مراسم هایی که مقامات ارشد کشوری حضور دارند.

7.     ایجاد بانک اطلاعاتی از خبرنگاران استان

8.     کلیه اقدامات ارتباطی با خبرنگاران در قالب روابط و فضای مجازی(الکترونیکی) توسط پیامک

9.     صدور وارسال بیانیه ها و اطلاعیه های مقامات ارشد استان

10.                        جهت بازخورد نظرات خبرنگاران و اصحاب رسانه برگزاری جلسات ویژه با مدیران مسئول خبرگزاری ها و اصحاب مطبوعات و صداوسیما بصورت دوره ای (ماهیانه) با حضور مقام عالی استان

11.                        فراهم آوردن سفرهای ویژه خبرنگاران برای بازدید از طرح های عمرانی و سرمایه گذاری در استان با هماهنگی استانداری و دستگاه های ذیربط هر سه ماه یکبار

12.                        فراهم آوردن زمینه سفر خبرنگاران کشوری جهت بازدید از پتانسیل های استان با هماهنگی اداره کل فرهنگ وارشاد اسلامی و صدا و سیما

13.                         فراهم آوردن امکان بازدید از دفتر خبرگزاری ها و نشریات توسط مدیران استانی ( معاونین استاندار محترم، مدیر کل ارشاد اسلامی و مدیر کل روابط عمومی)

14.                        تهیه بریده جراید بصورت روزانه وارائه آن به مقام عالی استان

15.                        برگزاری جلسات ویژه با هماهنگی اداره کل فرهنگ ارشاد اسلامی جهت ارتقاء سطح رسانه ای متقابل وتعامل بیشتر با اصحاب رسانه ها،صداو سیما و روابط عمومی دستگاه ها با حضور مقام عالی استان بصورت دوره ای ( سه ماه یکبار) 

16.                        نشست های خبری معاونین محترم استاندار و مدیران ستادی در مناسبتهای ویژه و دوره ای

 

ب) ارتباطات مردمی

دیدار چهره به چهره همیشه از اساسی ترین ابزار ارتباطات بوده و هست. با این نوع ارتباطات بسیاری از مشكلات بصورت آنی مرتفع می شود لذا با ‏توجه به اهمیت موضوع مسئولین روابط عمومی باید برای این مقوله جایگاه ‏ویژه ای در نظر بگیرند .‏

 عمده فعالیت :

- تهیه و تنظیم تقویم ملاقات مردمی و اطلاع رسانی از طریق ‏رسانه ها

- تدوین‌ "تقویم‌ جامع‌ ارتباطات‌ سازمانی" در قالب‌ ملاقاتها و بازدیدهای‌ مسئولان‌ سازمان‌ باشخصیتهای‌ حقیقی‌ و حقوقی‌، كاركنان‌ و اقشار مختلف‌ مردم‌ با هدف‌ تداوم‌ و گسترش‌ اصولی‌ وتلطیف‌ روابط و تنظیم‌ افكار عمومی‌.

- ارزیابی این نشست ها و ملاقات ها با ابزار فرمهای نظرسنجی ‏

- برنامه ریزی برای نشست های صمیمی همكاران با مدیران

- حضورو ارائه گزارش عملکرد مدیران درمجامع عمومی از جمله نمازجمعه،اجتماعات ملی ومذهبی و... ‏

 

ü     برنامه عملیاتی :

1.     تنظیم برنامه دیدار استاندار محترم ومعاونین با مردم یکروز در هفته و اطلاع رسانی از طریق سایت و جرائد

2.     تهیه وتنظیم مصاحبه های مطبوعاتی، رادیو و تلویزیونی و سخنرانی های مقام عالی استان و معاونین استانداری بر اساس خط مشی های تعیین شده*

3.     ارتباط مؤثر و مستمر با ائمه جمعه و جماعات و نمایندگان استان در مجلس شورای اسلامی به منظور کسب نظرات مشورتی در رابطه با مسائل مختلف استان و همچنین مشکلات مبتلابه مردم در حوزه انتخابیه و انعکاس آن به مقامات اجرایی استان*

4.     نظرسنجی تصادفی در محل ساختمان شماره یک و دو از مراجعین

5.     نظرسنجی منظم وسیستماتیک از طریق اتوماسیون از همکاران در خصوص مباحث مختلف

6.     نظرسنجی طبقه بندی شده از نمایشگاهها، نمازجمعه، گروه خاص در گردهمایی ها در جهت بهبود وضعیت استان

7.     بازدید مقام عالی استان ومعاونین از دستگاه های اجرایی بدون اطلاع قبلی به منظور ارزیابی دستگاه هر پانزده روز یکبار

8.     نشست صمیمی مقام عالی با همکاران هر سه ماه یکبار

9.     هماهنگی سخنرانی مقام عالی استان در نماز جمعه شهرستانها و شهرها بنا به صلاحدید (یکبار در طول سال در هر شهرستان ویا شهر)

10.                        هماهنگی برگزاری سفرهای شهرستانی مقام عالی استان و معاونین در شهرستانها با مسئولیت فرمانداریها ( هر 45 روز یکبار)

11.                        هماهنگی برگزاری نشست مقام عالی با اقشار مختلف جامعه با صلاحدید استاندار محترم

 

جهمایش / مراسم / نمایشگاه

 یكی از فنون روابط عمومی برای معرفی دستاوردها، ‏برگزاری همایش، مراسم یا نمایشگاه است و مدیر روابط عمومی ‏باید ضمن داشتن تقویم برگزاری اینگونه برنامه ها، با استفاده از ‏تكنیك های برگزاری موارد ذكرشده را ارزیابی نماید .‏

عمده فعالیت :

‏ - تهیه تقویم برگزاری همایش / مراسم / نمایشگاه

- برنامه ریزی عملیاتی برگزاری نمایشگاه ‏

- مشارکت در برگزاری سمینارها و گردهمایی ها

ü    برنامه عملیاتی:

1.     هماهنگی و نظارت بر برگزاری نمایشگاه و جشنواره های مرتبط با استانداری*

2.     استعلام از دستگاهها در خصوص برنامه سالیانه برگزاری همایش / مراسم / نمایشگاه در دو ماهه اول سال

3.   تهیه تقویم همکاری ویا برگزاری همایش / مراسم / نمایشگاه

4.     مکان یابی بر اساس تعداد مدعوین همایش و مراسم

5.     مکان یابی بر اساس اهداف وابعاد نمایشگاه

6.     پیش بینی بودجه موردنیاز واعلام آن و تلاش در جهت تامین بودجه

7.     تشکیل تیم تدارکات

8.     بررسی اثربخشی برنامه

9.       تهیه تقویم مناسبت ها بر اساس مراسم های مذهبی- ملی و مناسبت های ویژه

·        مراسم مذهبی:

برگزاری مراسم ویژه مذهبی و ایام خاص از جمله ماه مبارك رمضان،غدیر،محرم

ماه مبارك رمضان:  افطاری برای همكاران در صورت صلاحدید - برگزاری مراسم مذهبی در نمازخانه -استفاده و سخنرانی از اساتید مذهبی برجسته - برگزاری مسابقات مذهبی و ورزش همراه با جایزه و...

عید غدیر خم:  برگزاری مولودخوانی - مسابقات ویژه با همكاری سازمان تبلیغات اسلامی و امور كتابخانه همراه با جایزه - سفرهای زیارتی برای همكاران و...

ایام محرم:  برگزاری مراسم سوگواری در نمازخانه  - برگزاری مسابقات ویژه این ایام - انتشار بروشورهای ویژه و...

·        مراسم ملی

 نوروز:‌

1- انتشار برشورهای ویژه با همكاری سازمان میراث فرهنگی و گردشگری استان

2- همکاری در تامین محیط مناسب برای سفرهای نوروزی همكاران

3- آراستگی مناسب اداره برای استقبال از نوروز

سوم خرداد فتح خرمشهر و هفته دفاع مقدس

1- برگزاری مراسم ویژه برای همكاران ایثارگر-ایجاد فضای مناسب محیط در استانداری

2- برگزاری مسابقات خانوادگی برای همكاران(ورزش و ....)

هفته دولت

1- تقدیر از كاركنان برجسته در استانداری

2- برگزاری نمایشگاه دستاوردهای دولت در استان

برگزاری مسابقات ورزش این ایام

بازگشایی مدارس

1- تقدیر و تشویق فرزندان همكار در میادین علمی که حائز رتبه علمی شده اند

2- گردهمایی فرزندان همكار و برگزاری محیط شاد برای آنها

3-  فراهم كردن تورهای گردشگری

اوقات فراغت فرزندان همكار در ایام تابستان

1- برگزاری مسابقات ورزشی 2- كلاسهای آموزشی زبان ،تورهای گردشگری،برگزاری جنگ شادی،بلیط سینما و شهربازی برای خانواده محترم

روز زن

1- برگزاری مراسم ویژه برای بانوان 2- تقدیر از زنان همكاران استانداری 3-برگزاری مسابقات ویژه همراه با سوالات این ایام

روز بازنشسته

1- تقدیر و برگزاری گردهمایی بازنشستگان استانداری طی مراسم خاص

2- فراهم آوردن زمینه سفرهای زیارتی به قید قرعه برای  بازنشستگان

3- حضور استاندار محترم در خانه بازنشستگان برجسته

دهه فجر

1- برگزاری مناسبت های ویژه و جنگ شادی برای خانواده استانداری

2- تقدیر از جانبازان همکار انقلاب ‌شکوهمند اسلامی

3- برگزاری مسابقات ورزشی،علمی و تاریخی این ایام

مناسبت ویژه

1- ارسال تبریك تولد كاركنان

2- ارسال تبریک به مناسبت ازدواج همکاران

چ ) انتشارات

یكی دیگر از ابزارهای روابط عمومی برای نشر و اطلاع رسانی برنامه ‏ها فعالیت های انتشارات می باشد. براین اساس روابط عمومی ضمن ‏داشتن هدف از انتشارات، لازم است تقویم زمان بندی شده ای برای ‏تمامی برنامه ها تهیه و بر اساس آن فعالیت نماید .

عمده فعالیت :

- داشتن تقویم فعالیت انتشاراتی درسال ‏

- پوشش فعالیتهای مؤثر مدیران در حوزه انتشارات درقالب ‏بروشور، بنر،استند،سی دی،كاتالوگ، پوسترو... ‏

-- تهیه بروشورهای راهنمای عمومی و تخصصی در جهت تسهیل استفاده از خدمات سازمان

- تدوین‌ و انتشار خلاصه‌ عملكرد سالانه‌ استان‌ برای‌ ارائه‌ به‌ افكار عمومی‌.

 

ü     برنامه عملیاتی

1.     نظارت مستمر بر هرگونه انتشار موارد تبلیغاتی و انتشاراتی بخصوص نشریات مکتوب و الکترونیکی مرتبط با استانداری*

2.     تهیه وارسال گزارش عملکردها واقدامات انجام شده در قالب الکترونیکی به دفاتر وزارتی و روابط عمومی وزارت کشور*

3.     اخذ گزارش عملکرد وفعالیتهای مهم و اثربخش معاونین استانداری وفرمانداریها تا پنجم هر ماه

4.     جمع بندی وتهیه گزارش ماهیانه عملکرد وفعالیتهای مهم و اثربخش استان تا پانزدهم هرماه

5.     اخذ گزارش عملکرد وفعالیتهای مهم واثربخش دستگاه های اجرایی استان تا پنجم هر ماه با مسئولیت روابط عمومی ذیربط

6.     جمع بندی وتهیه گزارش ماهیانه عملکرد وفعالیتهای مهم و اثربخش استان تا پانزدهم هرماه

7.     چاپ و ارسال آن به دستگاه های ذیربط ودرج در سایت 

8.     تهیه تیزرهای ویژه جهت پخش در صدا وسیما( توسط استانداری و فرمانداری)

9.     تهیه لوح فشرده جهت پخش در مناسبتهای خاص ( هفته دولت، مراسم و افتتاحیه هاو...)

10.            مستند سازی اقدامات استانداری در قالب تهیه فیلم، عکس و انتشارات و آرشیو آن*

11.            انعکاس مقالات و یادداشتهای رسانه ای (دیدگاه) توسط کارشناسان و صاحب نظران در زمینه موضوعات مختلف مرتبط با حوزه های ماموریتی به منظور ترویج سیاستها ومبانی فکری برنامه های جاری وزارت متبوع در سطوح مختلف ملی، منطقه ای و محلی به پایگاه اطلاع رسانی وزارت کشور

ح) تبلیغات محیطی

 فضاسازی محیط اداری همیشه توانسته است دیدگاه مخاطبین سازمان ‏را نسبت به آن سازمان تغییر یا اصلاح نماید .‏

عمده فعالیت :

- اعمال سیاستهای دولت و انعکاس ونظارت بر تبلیغات محیطی دستگاهها در مناسبتهای مختلف ملی و مذهبی

- تهیه تقویم آذین بندی ساختمانهای اداری استانداری به مناسبت های مختلف ‏

- پوشش‌ تبلیغی‌ ساختمانها و فضاهای‌ عمومی‌ سازمان‌ در گرامیداشت‌ ایام‌ و مناسبتهای‌ ویژه‌.

- نصب پوسترها وبروشورها وكاتالوگ های تبلیغاتی درتابلوی اعلانات ‏

- نصب پلاكارد در محل های اجتماع مردم مثل نمازجمعه و ...‏ 

- چهارچوب تبیلغات ( محیطی و برون سازمانی) در استانداری ها و فرمانداری ها:

 1- تبلیغات ملی و مذهبی

2- تبلیغ از عملکرد و مستند سازی سازمان

تبلیغات ملی و مذهبی

ü     روش اجراء

1.     تهیه بنر در مناسبت مربوط و آذین بندی محیط اداری

2.     برگزاری مراسم ویژه مذهبی از جمله ختم قرآن کریم، زیارت عاشورا و...

3.     ارسال پیام های ملی ومذهبی از طریق اتوماسیون اداری

4.     تهیه کلیپ های تبلیغاتی ملی و مذهبی در مناسبتهای خاص( انتصابات، همایش ها)

تبلیغ عملکرد و مستند سازی سازمان

1.     تهیه بنر در مناسبت های خاص و نمایشگاهی( بنر، لایت باکس)

2.     تهیه بولتن و بروشورهای تبلیغاتی در مراسم و ایام خاص( دهه فجر، هفته دولت)

3.     مدیریت تبلیغاتی نمایشگاهها و تولید محتوای مناسب

4.     اعلام اخبار و رویدادهای خبری مهم از طریق sms به مردم، خبرنگاران و مسئولین

 

د) سمعی و بصری:

تهیه اسناد تصویری از فعالیتها برای قانع نمودن مخاطب و ایجاد اعتماد و اطمینان بسیار مهم است و ‏داشتن آرشیوی از آن در مدیریت ضروری میباشد.

عمده فعالیت :

- داشتن آرشیو فنی از فعالیت های سمعی بصری ‏

- قابل ارائه بودن این فعالیت در كمترین زمان به مدیریت (بصورت الكترونیكی ‏وحجمی)‏

- نصب و پخش تصاویر به مناسبت های مختلف و بهره برداری از آنها ‏

ü    برنامه عملیاتی:

1.     مستند سازی اقدامات استانداری در قالب تهیه فیلم عکس و انتشارات و آرشیو آن*

2.     تهیه فیلم های کوتاه یک تا سه دقیقه ای حهت ارسال به پایگاه اطلاع رسانی وزارت کشور

3.     تهیه تیزر و عکس های کیفی از اقدامات عینی و ملموس

4.     تهیه تیزر و عکس های کیفی از شخصیت های موضوع اخبار

5.     تهیه تیزر و عکس های کیفی از حاشیه های مثبت و احیانا منف اقدامات و رخدادها

6.     معرفی بصری توانمندیها و سرمایه مختلف اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی استان

ذ) پژوهش و افكار سنجی

مناسب است در روابط عمومی هركاری بر اساس پژوهش انجام شود و ‏داشتن پژوهش، آن هم بصورت افكارسنجی ضروری است، علت این امر ‏هم بدست آوردن اطلاعات فوری از روند فعالیتهایی است كه انجام می ‏شود.‏

 عمده فعالیت :

 - داشتن تقویم اجرایی طرح نظرسنجی طی یكسال ‏

- داشتن فرم های خام نظرسنجی برای موضوعات خاص و یا طراحی فرم جدید با ‏توجه به شرایط

- تهیه‌ گزارشهای‌ تحلیلی‌ ادواری‌ در خصوص موضوعات مختلف از افكار عمومی‌ و ‌ارائه‌ به‌ استاندار محترم‌.

- نقد وبررسی‌ بازتاب‌ فعالیتهای‌ سازمانها‌ در نظر اقشار مردم‌ بویژه‌ نخبگان‌، رسانه‌ها و دستگاهها از یكسوو مدیران‌ و كاركنان‌ از سوی‌ دیگر و ارائه‌ گزارش‌ آن‌ به‌ استاندار محترم‌.

- سنجش‌ افكار عمومی‌ درون‌ سازمانی‌ به‌ منظور بازیابی‌ مسائل‌ و ارائه‌ راهكارهای‌ مناسب‌ به‌ مدیریت‌.

- نظارت‌ و ارزیابی‌ فعالیتها و اعمال‌ نتایج‌ حاصل‌ در برنامه‌ها و فعالیتهای‌ آتی‌.

- طراحی‌ و برنامه‌ریزی‌ برای‌ ارتقاء كلیه‌ اموری‌ كه‌ به‌ رشد كمی‌ و كیفی‌ ارتباط و همدلی‌ بین‌ سازمانها‌ ومردم‌ و دستگاهها و مدیران‌ و كاركنان‌ با یكدیگر بیانجامد.

 

ü    ‏برنامه عملیاتی:

1.     نظرسنجی عمومی از ارباب رجوع طبق برنامه زمان بندی ذیل در کلیه معاونتها

ردیف

زمان

موضوع

1

هفته اول خرداد

 

2

هفته اول شهریور

 

3

هفته اول دی

 

4

هفته اول اسفند

 

2.     تدوین فرم نظرسنجی با توجه به شرایط وقت با هماهنگی معاونتها

3.     تهیه‌ گزارشهای‌ تحلیلی‌ از افكار عمومی‌ و ‌ارائه‌ نتایج به‌ استاندار محترم‌

4.     نظرسنجی از افکار عمومی در نشستهای شهرستانها

5.     نصب صندوق پیشنهادات و انتقادات در نمازجمعه ها و مراکز مهم دولتی و خصوصی تحت عنوان ارتباط با مقام عالی استان

ر)  عضویت در كمیته و مجامع عمومی

روابط عمومی بدلیل وظیفه مندی برای ارتباط درون سازمانی و ‏برون سازمانی باید در مجامع و كمیته ها و جلسات عضو فعال ‏باشد .

عمده فعالیت :

- حضور در جلسات‌ مهم‌ ذیربط سازمان‌ به‌ منظور آگاهی‌ از سیاستها، خطمشی‌ها، برنامه‌ها وروند فعالیتها

- حضورفعال ومستمر در كمیته های مختلف دستگاه متبوع‏

- حضور فعال در نشست های روابط عمومی وزارتخانه متبوع

 

ü    برنامه عملیاتی:

 

الف- نحوه حضور اداره کل در جلسات اداری و عمومی و انعکاس اخبار آنها

1.     اخذ برنامه روتین جلسات حوزه استاندار محترم، معاونین و مدیران از مسئولین دفاتر و برنامه ریزی در جهت نحوه حضور  

2.     حضور مفید در جلسات متفرقه ای که از طریق دعوتنامه اطلاع رسانی شده باشد (امور تشریفاتی، خبر نویسی روابط عمومی، قاری و سمعی و بصری)

3.     دعوت و حضور خبرنگاران در جلسات عادی و تعیین گستره خبرنگاران با توجه به ماهیت جلسه

4.     دعوت  به جلسات بصورت sms به خبرنگاران

5.     اعلام تعداد مدعوین جلسات حوزه استاندار برای تدارک به اداری و مالی استانداری

6.     ضبط و تصویر برداری از جلسات با توجه به ماهیت جلسات

7.     تهیه خبر وبازبینی آن توسط کارشناس رسانه و بارگذاری آن بر روی پایگاه اطلاع رسانی استانداری

 

ب: جلسات اختصاصی و سیاست های اداره كل روابط عمومی در جهت اجراء امور:

1-    برگزاری جلسات شورای هماهنگی روابط عمومی واحدهای استانی دستگاههای استانی  بعنوان دبیر وپیگیری و نظارت بر اجرای مصوبات شورا *

2-    برقراری و ارتباط مستمر با روابط عمومی دستگاه های اجرایی و نهاد های انقلاب اسلامی در استان به منظور ایجاد هماهنگی و ابلاغ سیاستها و خط مشی های ابلاغی در زمینه وظایف مربوطه*

3-        برگزاری جلسات شورای اطلاع رسانی *

1.     با هدف تعیین رویكردهای لازم درجهت اطلاع رسانی بهینه بر اساس سیاست های ابلاغی

2.  ابلاغ سیاستها وخط مشی های دبیرخانه شورای اطلاع رسانی وزارت کشور به منظور ایجاد هماهنگی در اجرای سیاستها وخط مشی های شورای اطلاع رسانی دولت*

3.  عملیاتی نمودن سیاست های اطلاع رسانی استان در مناسبت های خاص از جمله هفته دولت، ایام دهه مبارک فجر و...

4.     تهیه و تصویب برنامه های سفرهای مقامات ارشد كشوری .

 

ز ) بازدید از پروژه ها / افتتاحیه ها /ملاقات با مسئولین

با توجه به اهمیت پروژه ها كه از نظر اقتصادی، اجتماعی و حتی سیاسی ‏وفرهنگی و تاثیرات عمیق آن در جامعه، روابط عمومی باید در ‏این موارد ‏‏مطلع باشد. ضروری است روابط عمومی ضمن داشتن اطلاعات كافی با ‏برنامه ریزی مطلوب برای برگزاری امور فوق الذكر، زمینه اطلاع رسانی مناسب را فراهم نماید.‏

عمده فعالیت :

- هماهنگی و تنظیم برنامه های کلنگ زنی و افتتاح پروژه های استانی در مناسبتهای مختلف

- حضور روابط عمومی در طی برگزاری این برنامه ها بصورت فعال ‏

- تهیه خبر و گزارش خبری با تصریح به رسانه های گروهی، ملی ومحلی

 

ü    برنامه عملیاتی:

1.     استعلام از دستگاهها در خصوص برنامه ششماهه کلنگ زنی وافتتاح پروژه ها

2.     تهیه تقویم افتتاحیه ها و پیگیری امور مرتبط در زمان مناسب

3.     حضور روابط عمومی در طی برنامه افتتاحیه ها بصورت فعال ‏

4.     دعوت از خبرنگاران در مراسم و تعیین گستره خبرنگاران با توجه به ماهیت پروژه

5.     تهیه خبر و گزارش خبری با تصریح به رسانه های گروهی، ملی ومحلی

 

و ) هماهنگی برای حضور در مراسم های شادی و غم همكاران ‏ ‏ ‏

یكی از مهمترین موضوعاتی كه روابط عمومی ها نباید فراموش نمایند حضور در مراسم های غم و شادی همكاران ‏است. این موضوع یكی از مهمترین ابزار ارتباطات درون سازمانی است كه ‏باید روابط عمومی بصورت برنامه ریزی شده در این امور حاضر و فعال ‏باشد .

عمده فعالیت :‏

- داشتن برنامه برای نحوه حضور همكاران و روابط عمومی در مراسم های شادی و ‏غم همكاران ‏

- انتشار پیام تبریك یا تسلیت وانعكاس در سطح داخلی سازمان

- صدور پیام های تبریک و یا تسلیت برون سازمانی

 

ü     برنامه عملیاتی:

 

1.     انتشار پیام تبریك یا تسلیت وانعكاس در سطح درون سازمان وبرون سازمانی

2.     شرکت در مراسم و درصورت نیاز ارسال گل و اعلامیه

 

 

ه) تشریفات:

یکی دیگر از وظایف مهم روابط عمومی برنامه ریزی وهماهنگی مراسم استقبال و پذیرایی از میهمانان و مقامات میباشد.

عمده فعالیت :‏

- هماهنگی و سازماندهی کلیه امور تشریفاتی و استقبال و بدرقه میهمانان داخلی وخارجی استانداری

- تنظیم برنامه مسافرت و بازدیدهای رسمی مقامات و مسئولین.

 

- چهارچوب برگزاری مراسم و تشریفات

1.     انجام وظایف و امور مربوط به تشریفات و امور بین الملل و استقبال از مقامات کشوری و لشکری و مدعوین خارجی با هماهنگی امور اقتصادی و بین الملل*

2.     مکان یابی جلسات بر اساس تعداد مدعوین

3.     ایجاد ظرفیتهای مناسب برای مهمانان خارجی

         الف) تهیه پرچم    ب) اجراء سرود ملی توسط یگان نظامی        ج) آراستگی محیط با پرچم

4.     ایجاد فضای مناسب برای پذیرایی

5.     آراستگی لباس و چهره کارکنان ارائه دهنده خدمات به مهمانان خارجی و كشوری.

6.     آماده نمودن خودور ویژه تشریفات

7.     ایجاد پاویون ویژه

 

ی ) ارتباطات الكترونیكی

 1- ارتباطات الكترونیكی (‏ICT‏ )‏:

سرعت انتقال اطلاعات واخبار در عرصه كنونی جهان باعث تحولات بزرگی ‏در شكل گیری هر جامعه شده است. روابط عمومی بعنوان محل و مأمن ‏ایجاد ارتباطات برون سازمانی هر نهاد یا مؤسسه باید با استفاده از این ‏شیوه های جدید اطلاع رسانی، ضمن سرعت دادن به فرآیند ارسال اخبار و ‏گزارش ، باعث رشد و ثبات فعالیت های فرهنگ سازمانی كه پایه و اساس ‏رشد سازمانی است را فراهم می نماید .‏

 عمده فعالیت :

-        داشتن اطلاعات كافی و بهره گیری از فن آوریهای ‏IT

-        ایجاد ارتباط الكترونیكی بصورت مداوم با سازمانها ‏

-        ایجاد صندوق پستی الكترونیكی فعال اختصاصی روابط عمومی

-        به روزكردن اخبار دستگاه درسایت ‏ ‏

 

ü    برنامه عملیاتی:

1.     هماهنگی ، سازماندهی و مدیریت ارتباطات رسانه ای پایگاه اطلاع رسانی استانداری با استفاده از ابزار نوین فن آوری اطلاعات و افکارسنجی عمومی و دستگاهی*

2.     بارگذاری کلیه اخبار، انتصابات، جلسات و سفرهای شهرستانی مقام عالی استان و معاونین روزانه بر روی سایت

3.     فعال تر کردن سایت به لحاظ بارگذاری اخبار و رویدادها توسط فرمانداری ها وبخشداریها

4.      نظرسنجی توسط سایت در خصوص وضعیت شهری و مدیریت استانی

5.      فعال کردن بخش ارتباط مستقیم با استاندار محترم

6.      معرفی سایت استانداری از طریق رسانه ها بعنوان پایگاه مطمئن ارتباطی با مقام ارشد استان

7.     ایجاد صندوق پستی الكترونیكی فعال اختصاصی روابط عمومی

 

2-پیام كوتاه

‏ ارسال پیام كوتاه از طریق تلفن همراه یكی از پرجاذبه ترین وسیله ‏ارتباطی بصورت فردی وگروهی است . روابط عمومی با استفاده از ‏این ابزار ضمن ارسال پیام های كوتاه می توانند ‏سؤالات مخاطبان خود را احصاء نمایند.‏

 عمده فعالیت :

- تهیه لیست تلفن همراه مخاطبان بصورت گروه بندی شده ‏

- تهیه متون پیام كوتاه برای مناسبت ها و برنامه ها

ü    برنامه عملیاتی:

1.     ارسال دعوتنامه ها از طریق پیام کوتاه

2.     ارسال اخبار مهم و اطلاع رسانی عمومی از طریق پیامک

3.     ارسال پیام كوتاه برای مناسبت ها و برنامه ها

4.     اجراء برنامه های پیامکی زنده در نشستهای رسانه ای زنده مسئولین( با موضوع مباحث شهری، مدیریتی، عمرانی)

 

 

 

 

  برنامه آموزشی كاركنان دفتر و مسئولان روابط عمومی فرمانداریها و دستگاهها

1-    برگزاری دوره های آموزشی تخصصی در جهت ارتقاء سطح علمی روابط عمومی دستگاه ها و همکاران ذیربط

2-    اشتراك مجلات تخصصی روابط عمومی برای روابط عمومی فرمانداریها و دستگاههایی اجرایی

3-    حضور در نمایشگاه تخصصی روابط عمومی 

4-    برگزاری همایش و گردهمایی تخصصی با حضور صاحب نظران و اساتید روابط عمومی

 

 

 

 

 

 

شرح وظایف مدیرکل روابط عمومی استانداری

1- نظارت بر جمع آوری اخبار ، آمار و اطلاعات منتشره در مطبوعات و رسانه های گروهی در زمینه های سیاسی ، اقتصادی ، اجتماعی و فرهنگی استان  بویژه فعالیت های استانداری و واحدهای تابعه و انعکاس آن به استاندار ، معاونین و مدیران ذیربط

2-  بررسی و تجزیه و تحلیل اطلاعات ، آمار و اخبار ، پیشنهادها و انتقادهای جمع آوری شده از مطبوعات و وسایل ارتباط جمعی و انعکاس روزانه آن به استاندار ، معاونین و مدیران ذیربط .

3-   بررسی صحت و سقم مطالب منتشر شده در جراید و رسانه ها و تهیه و ارسال پاسخ یا توضیحات مناسب با هماهنگی مقامات و مدیریتهای ذیربط استانداری و واحدهای تابعه . 

4-  نظارت بر تهیه و تنظیم آرشیوی از مطبوعات ، نشریات ، عكس و فیلم و غیره به منظور اطلاع رسانی و بهره برداری مدیران و کارکنان .

5-  برنامه ریزی ، هماهنگی و برگزاری نمایشگاه و مراسم های مختلف متناسب با ایام و مناسبت های خاص سال در استانداری .

6-  تهیه و تنظیم اطلاعیه های عمومی به منظور اطلاع رسانی به اقشار مختلف مردم ، سازمانها ، نهادها و دستگاه های دولتی و غیردولتی با هماهنگی مقامات ذیصلاح از طریق وسایل ارتباط جمعی ملی و استانی .

7-  نظارت بر انجام امور مربوط به تشریفات مراسم استقبال و پذیرایی از مهمانان داخلی و خارجی استانداری با هماهنگی واحدهای ذیربط . 

8-  هماهنگی و برگزاری مصاحبه های مطبوعاتی ، رادیو و تلویزیونی استاندار و مقامات استانداری با توجه به خط مشی های تعیین شده .

9-  برقراری ارتباط و هماهنگی با ارباب جراید ، خبرنگاران ، عكاسان و فیلمبرداران به منظور شرکت در مجالس رسمی ، كنفرانس ها ، سمینارها و غیره .

10-ارتباط مستمر با جراید و رسانه ها به منظور مبادله اطلاعات و نشریات و اعلام و انعكاس اخبار مربوط با نظر مقامات ذیربط .

11-ارتباط مستمر با روابط عمومی فرمانداری ها و دستگاههای اجرایی استان به منظور هماهنگی در اطلاع رسانی و تنویر افکار عمومی .

12- نظارت بر تهیه و تدوین نشریات و بولتن های خبری به منظور اطلاع رسانی از فعالیت ها و رویدادهای داخلی .

13- انجام سایر امور محوله از جانب مقام مافوق .


مطالب ویژه




آخرین اخبار دفاتر استانداری

آخرین اخبار بخشداری ها